A CPLP escolheu a Quidgest para a reformulação dos processos de gestão de informação

A Comunidade dos Países de Língua Portuguesa (CPLP) escolheu a Quidgest para a reformulação dos seus processos de gestão de informação e para a implementação de uma nova ferramenta de gestão documental. Este organismo, cuja missão passa por aprofundar a amizade mútua entre os seus membros, bem como pela concertação político-diplomática, pela cooperação dos mesmos encontra assim a resposta para a necessidade de reforço da troca de informação entre os vários órgãos, a automatização fluxos de trabalho e da garantia da confidencialidade da informação.

Em 2011 a CPLP mudou a instalação da Sede para o Palácio do Conde de Penafiel, em Lisboa, o que trouxe novos desafios e potencial de crescimento à organização. Segundo Cristina de Sousa, Coordenadora da Direção Administrativa e Financeira do Secretariado Executivo da CPLP será possível, “… em 2012, iniciar o processo de implementação de um sistema informático de gestão de arquivo e circulação de documentos que deverá permitir o ajustamento e organização dos fluxos de informação do Secretariado Executivo da CPLP e, consequentemente, ter uma melhor circulação e partilha de informação promovendo, em simultâneo, a desmaterialização de documentos”.

Esta solução torna também possível um maior controlo do circuito dos documentos, permitindo a promoção da uniformização e da agilização dos vários procedimentos de modo a produzir relatórios de atividade com alguns indicadores estatísticos. Numa primeira fase, o projeto será composto pela análise dos processos existentes, passando depois pela elaboração de um novo plano de classificação e redefinição dos processos internos da organização.