Chama-se KnowLogis – Expertise in Healthcare Logistics e trata-se de um sistema de gestão inteligente para monitorizar e acompanhar, de forma ativa e dinâmica, os indicadores das atividades mais críticas da logística hospitalar, estimando, quantificando e sugerindo medidas de correção e de melhoria. Foi desenvolvido para dar resposta à complexidade da gestão de inventário de produtos farmacêuticos e de consumíveis clínicos em ambiente hospitalar e está, desde fevereiro deste ano, a ser utilizado no Centro Hospitalar Vila Nova de Gaia/Espinho.
“O peso da logística hospitalar e da gestão de stocks era enorme e complexo. As soluções existentes não permitiam uma abordagem dinâmica na análise de dados, como seria necessário para responder à problemática logística identificada pelo hospital. Com este dashboard inteligente prevemos uma redução do valor médio de inventário em pelo menos 10%, assim como uma redução do tempo despendido em todo o processo, desde a deteção de uma necessidade até à colocação de um nota de encomenda em pelo menos 20%, e uma melhoria na eficiência operacional da logística hospitalar, aumentando o nível de serviço e, assim, proporcionando melhores cuidados de saúde”, afirma Daniela Silva Maia, vogal do Conselho de Administração do Centro Hospitalar Vila Nova de Gaia/Espinho.
Para desenvolver esta plataforma, o INESC TEC recorreu a métodos avançados de engenharia de sistemas e investigação operacional, como simulação, otimização e previsão “que auxiliam na gestão, previsão de necessidades, monitorização e coordenação dos encargos com medicamentos, dispositivos médicos e materiais, facilitando a tomada de decisão na logística hospitalar”, explica Mário Amorim Lopes, investigador do INESCTEC responsável pelo projeto e Professor Auxiliar na Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto.
O report inteligente do inventário e a gestão dinâmica dos armazéns são algumas das mais-valias do KnowLogis, que começou aser desenvolvido pelo INESC TEC e pela Glintt em 2017, e já se encontra em fase de implementação. Este sistema analisa, automaticamente, a evolução dos stocks de material clínico e de medicamentos, incorporando dados históricos esugerindo políticas de aprovisionamento (stock de ciclo e de segurança, espaço dedicado, ciclo de reposição, entre outros).
“O KnowLogis oferece ainda vantagens no campo financeiro, através da monitorização e ajuste do orçamento, bem como da coordenação de compras. Se atualmente não existe qualquer coordenação automática entre ajustes orçamentais e decisões operacionais, com esta solução será possível monitorizar e corrigir desvios no orçamento e simular o impacto financeiro de alterações operacionais”, garante Ricardo Gil Santos, Head of Business Consulting Healthcare da Glintt.
Para rematar, Daniela Silva Maia refere que para o sucesso deste projeto “foi muito importante a criação desta tríade com objetivos bem definidos: o hospital com dificuldades de operação diárias em conseguir identificar e em despoletar necessidades de encomenda e processos que garantam o nível de serviço aos doentes e o controlo orçamental; o INESCTEC, uma entidade de I&D que pretende produzir ciência e trazer o estado da arte de advanced analytics para a saúde e a Glintt, uma tecnológica e consultora que faz a ponte entre o conhecimento dos processos e circuitos e o potencial de reengenharia dos mesmos.”
Apoiado pelo COMPETE 2020 no âmbito do Sistema de Incentivos à I&DT, na vertente de co-promoção, o projeto KnowLogis envolveu um investimento elegível de 532 mil euros e um incentivo FEDER de 332 mil euros.